根据第八选区选举办公室工作安排，校机关已顺利完成宣传动员及选民登记阶段的工作任务，共登记选民224人。为了有效地开展工作，机关总支把选民分成4个小组，指派4名召集人负责此项工作。

机关总支非常重视选举工作，要求各小组召集人严格按照选区选举办公室的要求去做，各支部书记作为本单位的第一责任人，应严格把关，层层落实，确保工作到位。

2011年10月18日下午，机关总支在会议中心第二会议室，由各小组召集人陆续组织召开小组会。会上各小组首先民主推选小组长。小组长们向选民通报了本选区选举进展情况，部署了近期任务，强调了提名推荐和酝酿讨论代表候选人的重要意义和推荐办法；介绍《选民证》的填写和由各单位统一保管，选举日当天统一发给选民，组织选民到指定的地点投票。

会场上气氛热烈，选民举手表决产生小组长，随后自由提名推荐代表候选人，根据自己的意愿在《代表候选人推荐书》上郑重签上自己的名字，圆满地完成了会议议程。